(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、静岡県大井川広域水道企業団(以下「企業団」という。)における事務処理服務に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原理)

第3条　すべての事務処理は文書によることを原則とし、適正かつ迅速に行わなければならない。

(事務管理主任)

第4条　企業長は、事務管理主任者を指名し、企業団における次の各号に掲げる事務を分担させるものとする。

(文書整理担当者)

第5条　企業長は、文書の取扱いに関する事務の円滑を図るため、文書整理担当者を指名し、事務管理主任の指示のもとに次の事務を行わせるものとする。

(令達)

第6条　令達の種類は次のとおりとする。

(文書の書式)

第7条　令達及び往復文等の書式は、公文書式(別表第1)によるものとし、その書式により難い場合又は書式によることが不適当な場合においては、あらかじめ総務課長と協議して他の書式によることができる。

(回答文書等の書式)

第8条　回答、報告及び進達文書の書式については、別表第1の書式によるほか、回答文書等の書式(別表第2)によることができる。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書には、次の各号により記号及び年度(第1号の文書については年)ごとに番号を付さなければならない。

(文書の記名)

第10条　令達のうち規則、企業管理規程、告示、公告及び指令は、企業長名をもってしなければならない。

(文書の日付)

第11条　文書の日付は、発送の日を用いなければならない。ただし、特に期日を指定したもの又は日付の記載が権利の得喪又は変更に関係のあるものは、この限りでない。

(押印)

第12条　発送文書には、公印を押して原議書を契印しなければならない。

(公印の定義)

第13条　「公印」とは、次条及び第15条第2項に規定するもので第17条の規定により公印台帳(別記様式第4号)に登録されたものをいう。

(公印の種類等)

第14条　公印の種類及び寸法は、次条に規定するもののほか別表第3のとおりとする。

(公印管守者)

第15条　公印を厳正に管理するため、管守者を置く。

(公印の管守)

第16条　公印は、公印箱に保管し、勤務時間外、日曜日及び休日にあっては、金庫等に格納しておかなければならない。

(公印の調製等)

第17条　公印の調製、改刻又は廃止は、企業長の承認(別記様式第5号)を得て当該公印の管守者が行うものとする。

(公印の台帳)

第18条　総務課長は、公印台帳を作成し、公印の名称、印影、用途及び管守者名を登録しておかなければならない。

(公印の告示)

第19条　公印のうち企業団印、企業長印、企業長職務代行者印及び企業長職務代理者印を調製し、改刻し、又は廃止したときは、その名称、印影、用途及び使用開始又は廃止の期日を告示するものとする。

(旧公印の廃棄)

第20条　改刻又は廃止したため不要となった公印は、企業長に返納しなければならない。

(公印の使用)

第21条　公印を使用するときは、押印する文書に決裁済の原議書を添えて公印の管守者に示し、その審査を受けなければならない。

(公印の印影の刷込み)

第22条　証票で特に必要があると認められるものについては、管守者の承認を得て、公印の印影を刷込むことができる。

(総務課の手続)

第23条　企業団に到着した文書は、総務課でその封皮に収受日付印(別記様式第6号)を押し、次の各号により収受配布しなければならない。

(郵便料金未納文書の取扱い)

第24条　郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは、符せんをつけて送り返させなければならない。ただし、総務課長が必要と認めた文書は、この限りでない。

(私文書等の取扱い)

第25条　私文書で、その宛先人の所属課等が明瞭なものは、その者の課へ配布しなければならない。

(文書の処理)

第26条　文書の処理は、次の各号により収受しなければならない。

(事務管理主任の処理)

第27条　事務管理主任は、前条第6項前段の規定により提出された文書収発簿を照合し、文書に押されている収受日付印の横に押印した後、各専決者(専決者が課長以上であるときは、事務管理主任。第28条についても同じ。)に配布しなければならない。

(各専決者の処理)

第28条　各専決者は、前条の規定により事務管理主任から文書の配布を受けたときは、みずから処理する文書を除き、処理方針等必要な事項を指示して主任者に配布しなければならない。

(事務局長の処理)

第29条　事務局長は、前条第2項の規定により事務管理主任から指示を求められた文書のうち、重要又は異例に属するものについては、直ちに企業長の閲覧に供しその指示を受けなければならない。

(事案の処理)

第30条　主任者は、文書の配布を受けたときは、文書収発簿の受領印欄に押印したのち、指示された処理方針等に従って直ちにこれを処理させるよう努めなければならない。

第31条　口頭又は電話により受理した事項で重要又は異例のものは、その要旨を電話(口頭)記録用紙(別記様式第10号)に記入し、処理しなければならない。

(文書の立案)

第32条　事案の処理は、原議用紙(別記様式第11号から別記様式第14号まで)に処理案を記載し、上司の決裁を受けなければならない。

(定例又は軽易な事案等の立案)

第33条　事案の定例又は軽易なものは、簡易処理簿(別記様式第15号)若しくは文書返送簿(別記様式第16号)を用い、又は当該文書の余白に処理案を朱書して決裁を受ける等敏速簡易に処理するものとする。

(取扱区分等の表示)

第34条　事案の処理上特殊な取扱いを必要とする文書を起案するときは、原議用紙(別記様式第11号)の取扱区分欄又は施行上の注意欄に掲げる区分に従い、当該事項を朱色で表示しなければならない。

(合議等の順序)

第35条　原議書又は供覧文書は、その事務に関係のある課に合議又は供覧してから企業長に提出しなければならない。

(総務課に合議すべき事案)

第36条　次に掲げる事案は、総務課に合議又は供覧しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第37条　企業長及び代決者並びに専決者が決裁したものは直ちに決裁の年月日を記入しなければならない。

(未処理文書の処理促進)

第38条　事務局長は、未処理文書の処理促進を図るため、必要に応じて各課の配布文書の処理状況を調査し、未処理のものは未処理文書調査表(別記様式第17号)を作成し、課長に送付しなければならない。

(発送文書の浄書)

第39条　決裁を経た原議書は、次の各号により浄書しなければならない。

(文書送達の方法)

第40条　文書は、郵送、使送又は手交の方法により送達するものとする。

(文書及び物品の発送)

第41条　文書又は物品を発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。

第42条　総務課は、前条により回付を受けたときは、次の各号によらなければならない。

(勤務時間外の発送)

第43条　勤務時間外、日曜日、土曜日及び休日には文書又は物品の発送は行わない。ただし、急を要する文書又は物品を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受け、担当課みずから発送することができる。

(文書分類表)

第44条　文書の整理、保管及び保存は文書分類表(別表第4号)により行うものとする。

(文書の保管)

第45条　完結した文書は、各課で保管するものとする。

(文書の編さん及び保存期間)

第46条　文書(公文書(帳簿、台帳、図表を含む。)、図書、官報その他一切の公用書類をいう。以下この節において同じ。)は、各課で1年ごとに次の区分により整理編さんするものとする。

(保存種別)

第47条　文書の種目別項目は次のとおりとする。

(保存文書の引継ぎ)

第48条　第45条第2項に規定する保存期間を経過した文書で1年をこえて保存する必要のあるものは、各課において次の各号の定めるところにより整理編さんし、総務課に引継がなければならない。ただし、秘文書又は常時使用する文書で総務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

第49条　前条第1項ただし書に規定する文書は、各課で整理編さんし、各課がこれを保存管理しなければならない。

(文書の保存)

第50条　保存文書は、文庫内に蔵置しなければならない。

第51条　保存文書は、マイクロフイルムに撮影して、そのフイルムを保存することができる。

(文書の閲覧等)

第52条　保存文書を閲覧しようとするときは、各課に保管されている文書保存カード(A)を提示し、総務課長の承認を得なければならない。

第53条　他官公庁その他から保存文書の閲覧、借用又は証拠として提出の請求があつたときは、企業長の指揮を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第54条　第45条第2項に規定する保管期間を経過し、保存の手続をとる必要のない文書又は保存期間を経過した文書で第47条の規定により各課において保存しているものは、事務管理主任がこれを廃棄しなければならない。

(趣旨)

第55条　職員の服務については、別に定めるもののほか、この章に定めるところによる。

(職員記章)

第56条　職員は、常に職員記章(別記様式第22号)を着用しなければならない。

(公文書の取扱)

第57条　職員は、上司の許可を受けなければ、公文書(未発表の計画を含む。)を他人に示し、若しくはその内容を告げ、又はその写を与えてはならない。

(事務引継)

第58条　職員は、出張、休暇、欠勤その他の理由により長期にわたって不在になる場合は、担任事務の処理について必要な事項を上司に報告するとともに、関係職員に引き継がなければならない。

(赴任等)

第59条　職員は、転任等を命ぜられたときは、発令の日から1週間以内に着任しなければならない。