○静岡県大井川広域水道企業団特定個人情報取扱規程
平成28年3月16日
静岡県大井川広域水道企業団企業管理規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)及び特定個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、静岡県大井川広域水道企業団(以下「企業団」という。)における特定個人情報の取り扱いについて定めることを目的とする。
(取扱い業務の範囲)
第2条 企業団が取り扱う特定個人情報は、次の各号のとおりとする。
(1) 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
(2) 雇用保険関係届出事務
(3) 労働者災害補償保険法関係届出事務
(4) 国民年金第3号被保険者関係届出事務
(5) 給与所得及び退職所得に係る源泉徴収票作成事務
(組織体制)
第3条 特定個人情報の取り扱いについての組織体制は、次のとおりとする。
総責任者 | 総務課長 |
事務取扱担当者 | 給与事務担当者 |
(守秘義務)
第4条 特定個人情報を取り扱うすべての者は、徹底した守秘義務のなかで業務を遂行しなければならない。
(責任者の責務)
第5条 総責任者及び事務取扱担当者は、情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合には、速やかに企業長に報告をするとともに、漏えい拡大を阻止するように対策を講じなければならない。
(情報漏えい時の原因究明)
第6条 総責任者及び事務取扱担当者は、情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合には、事後に速やかにその原因を究明して企業長及び関係者に報告をしなければならない。
(取得の段階の取扱い)
第7条 事務取扱担当者は、職員等(内定者含む)から特定個人情報の提供を受けるにあたっては、様式1により直接手渡し又は郵送(簡易書留)によって受領しなければならない。
2 事務取扱担当者は、職員(内定者含む)から提出された通知カード又は個人番号カードの写しを速やかに情報システムに入力し、その通知カード又は個人番号カードを鍵付きのキャビネットに厳重に保管しなければならない。
3 事務取扱担当者は、情報システムに入力した職員等(内定者含む)の特定個人情報の確認のために印刷をしてはならない。
(利用を行う段階)
第8条 事務取扱担当者は、情報システムを利用して第2条に定める事項について、申告書や申請書等を作成することができる。
2 前項の申告書や申請書等は、行政機関等への提出分につき印刷することができる。
3 事務取扱担当者は、情報システムについて、不正アクセスが行われないように対策を講じなければならない。
4 事務取扱担当者は、行政機関への提出及び調査等の場合に限り、総責任者の許可を得て特定個人情報を施設外に持ち出すことができる。この場合に、紙媒体の資料のみ許可し、デジタルデータによる持ち出しはできない。
(保存する段階)
第9条 特定個人情報は、それが記載された書類等に係る関係法令に定める期間保存する。
2 紙媒体の資料は、鍵付きのキャビネットに保管する等の方法により管理する。なお、この鍵は、総責任者のみが所持することができる。
(提供を行う段階)
第10条 特定個人情報は、関係法令により必要な場合においてのみ関係行政官庁へ提供することができる。
2 前項の提供に当たっては、簡易書留の利用等の方法により、厳重な管理方法によって提供を行わなければならない。
(削除・廃棄を行う段階)
第11条 特定個人情報は、関係法令により定められた保存期間を超えた場合に削除・廃棄を行うものとする。
2 特定個人情報の紙媒体の廃棄に当たっては、シュレッダーを使用しなければならない。
3 デジタル情報によるデータの削除については、事務取扱担当者によって処理するものとする。
(事務取扱担当者への監督)
第12条 総責任者は、事務取扱担当者に対して、管理及び監督をするものとし、運用方法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指導をしなければならない。
(機器の盗難防止対策)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報を取り扱うパソコン等の機器に対して、鍵付きキャビネットに保管又はワイヤーロックを掛ける等の盗難防止対策を講じなければならない。
(不正アクセスの監視)
第14条 事務取扱担当者は、情報システムに対しての不正アクセスがないように専用ソフトウェア等を使用して、アクセス状況について監視をしなければならない。
(アクセス記録の保存)
第15条 事務取扱担当者は、情報システムの利用状況及びアクセス状況について、そのアクセス記録を取るとともに保存をしなければならない。
(規程の改定)
第16条 総責任者は、必要に応じてこの特定個人情報取扱規程を見直すものとする。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
